Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données qui vous concernent en tant qu’utilisatrice ou utilisateur est l’éditeur de Roundeo, SMART CONSEIL, dont les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.

Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à support@roundeo.app.

Roundeo traite deux catégories de données, avec deux rôles distincts.

Les données qui vous concernent

Votre compte, votre profil professionnel, votre abonnement, vos échanges avec nous. Pour ces données, Roundeo est responsable du traitement : nous décidons pourquoi et comment elles sont traitées, dans les limites décrites ici.

Les données de vos clientes

Les fiches de vos clientes, leurs rendez-vous, l’historique de leurs prestations, leurs photos. Vous les enregistrez dans Roundeo pour gérer votre activité. Pour ces données, vous êtes responsable du traitement et Roundeo agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD) : nous les hébergeons et les traitons uniquement pour vous fournir le service, sur vos instructions, sans jamais les utiliser pour notre propre compte.

Le tableau ci-dessous récapitule les données qui vous concernent, ce que nous en faisons, sur quel fondement, et combien de temps nous les gardons.

Nous ne prenons aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, et nous ne réalisons aucun profilage à des fins publicitaires.

Selon l’usage que vous faites de l’application, les données de vos clientes peuvent comprendre :

• leurs coordonnées : nom, prénom, numéros de téléphone, adresses e-mail ;
• leur adresse, pour vous rendre chez elles et estimer vos trajets ;
• les notes que vous rédigez à leur sujet ;
• l’historique de leurs rendez-vous, des prestations réalisées et des tarifs ;
• les photos avant/après et les avatars que vous ajoutez ;
• les fiches importées depuis le carnet d’adresses de votre téléphone : seules les fiches que vous choisissez sont envoyées, avec leurs nom, prénom, numéros de téléphone, adresses e-mail et adresse postale ; la photo du contact n’est jamais lue ;
• les événements de votre calendrier que vous décidez d’importer comme rendez-vous :Roundeo lit votre agenda, il n’y écrit rien.

Ce que Roundeo s’engage à faire

• ne traiter ces données que pour vous fournir le service, sur vos instructions ;
• les isoler de celles des autres utilisatrices et utilisateurs ;
• ne recourir qu’aux sous-traitants listés dans cette politique, tenus des mêmes obligations ;
• vous aider à répondre aux demandes de vos clientes sur leurs droits ;
• les supprimer lorsque vous supprimez votre compte ou votre espace.

Ce qui relève de vous

En tant que responsable du traitement des données de vos clientes, il vous revient de n’enregistrer que ce qui est nécessaire à votre activité, de les informer de l’usage que vous faites de leurs données, de recueillir leur accord lorsque vous prenez une photo d’elles, de tenir ces informations à jour et de répondre à leurs demandes d’accès, de rectification ou d’effacement. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) publie des guides pratiques à destination des professionnels indépendants.

L’application ne demande une autorisation qu’au moment où une fonctionnalité en a besoin, et fonctionne sans si vous la refusez. Chaque autorisation se retire à tout moment dans les réglages de votre téléphone.

• Contacts : pour vous proposer d’ajouter vos clientes depuis votre carnet. Le carnet n’est jamais envoyé en entier, seules les fiches que vous cochez partent vers nos serveurs.
• Calendrier : pour retrouver vos rendez-vous passés et à venir. Lecture seule.
• Position : pour estimer vos temps de trajet et suivre l’avancée de votre tournée. Uniquement pendant l’utilisation de l’application, jamais en arrière-plan. La position est transmise à nos serveurs pour calculer l’itinéraire ; elle n’est pas conservée en historique.
• Appareil photo et photos : pour ajouter des photos avant/après à un rendez-vous ou un avatar à une fiche. Seules les photos que vous sélectionnez ou prenez sont envoyées.
• Notifications : les rappels de tournée sont planifiés localement par l’application, sur votre téléphone. Si vous autorisez les notifications, un jeton d’appareil nous permet aussi de vous adresser des informations sur le service.

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de l’équipe Roundeo, dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service et au support. Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui n’agissent que sur nos instructions :

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Nous n’utilisons aucun réseau publicitaire ni aucun outil de suivi publicitaire. Nous ne communiquons vos données à une autorité que si la loi nous y oblige.

Certaines fonctionnalités reposent sur des services tiers que vous connectez vous-même, par un consentement explicite, et que vous pouvez déconnecter à tout moment depuis l’application (Menu, puis Intégrations) :

• Compte Google : lecture de vos contacts et de votre agenda Google, en alternative au carnet et au calendrier du téléphone.
• Fiche d’établissement Google : préremplissage de votre profil à partir de votre fiche Google.
• Meta : accès à la liste de vos pages, pour les fonctionnalités de publication.
• Facturation électronique : ouverture et suivi de votre dossier auprès de la plateforme agréée, avec l’identité de votre entreprise.

L’utilisation par Roundeo des informations reçues des API Google respecte la politique de Google relative aux données utilisateur des services d’API, y compris ses exigences d’utilisation limitée : ces informations ne servent qu’à fournir les fonctionnalités que vous avez demandées, ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires, et ne sont pas lues par des personnes en dehors des cas prévus par cette politique.

Votre base de données et vos fichiers sont hébergés dans l’Union européenne. Certains prestataires listés ci-dessus sont établis aux États-Unis ou peuvent y accéder à des données depuis ce pays. Dans ce cas, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par une décision d’adéquation, et par les mesures de sécurité décrites plus bas. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à support@roundeo.app.

• Compte actif : vos données et celles de vos clientes sont conservées tant que votre compte existe.
• Suppression du compte : vos données sont supprimées à votre demande, ainsi que celles des espaces dont vous êtes la seule ou le seul propriétaire. Les copies de sauvegarde techniques sont purgées à leur tour, dans un délai maximal de 30 jours.
• Journaux techniques : 12 mois au maximum.
• Données de facturation : 10 ans, au titre de nos obligations comptables et fiscales.

Nous mettons en œuvre des mesures adaptées à la nature des données traitées :

• chiffrement des échanges entre votre appareil, le site et nos serveurs (TLS) ;
• isolation des données de chaque espace de travail par des règles de sécurité appliquées au niveau de la base de données, de sorte qu’une utilisatrice ne peut accéder qu’aux données de ses propres espaces ;
• mots de passe stockés sous forme hachée, jamais en clair ;
• clés d’accès aux services tiers conservées côté serveur, jamais dans l’application installée sur votre téléphone ;
• accès aux systèmes restreint aux personnes habilitées.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous vous en informerons dans les conditions prévues par le RGPD.

Vous disposez des droits suivants sur les données qui vous concernent :

• accès : obtenir une copie de vos données ;
• rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes, directement dans l’application pour l’essentiel ;
• effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation ;
• portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé. Un export est disponible dans l’application (Menu, puis Mes données) ;
• opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• limitation : demander le gel temporaire d’un traitement ;
• retrait du consentement : à tout moment, pour les traitements qui en dépendent (position, notifications, services connectés), sans remettre en cause la licéité des traitements passés ;
• directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à support@roundeo.app depuis l’adresse e-mail associée à votre compte. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité si un doute existe.

Les demandes qui concernent les données de vos clientes vous sont adressées, en votre qualité de responsable du traitement. Si une cliente s’adresse directement à nous, nous vous transmettons sa demande et vous assistons pour y répondre.

Exporter vos données

Dans l’application : Menu, puis Mes données, puis Exporter mes données. Vous obtenez un fichier au format JSON contenant votre profil, vos espaces et votre journal d’activité. Sur le site : rubrique Mon compte, puis Confidentialité.

Supprimer votre compte

Dans l’application : Menu, puis Mes données, puis Supprimer mon compte. Sur le site : rubrique Mon compte, puis Confidentialité. La suppression est immédiate et définitive : elle efface votre compte ainsi que les données des espaces dont vous êtes la seule ou le seul propriétaire, clientes et rendez-vous compris. Si un espace a d’autres propriétaires, il est conservé et seule votre participation est retirée.

La suppression du compte ne résilie pas d’elle-même votre abonnement : celui-ci se gère dans les réglages de votre compte Apple ou Google (voir les conditions générales).

Le site Roundeo n’utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de votre session et mémorisation de vos préférences d’affichage. Aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d’audience tierce. Détails dans la politique cookies.

Roundeo est réservé aux professionnels majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès de personnes mineures pour la création d’un compte. Si vous enregistrez des informations sur des clientes mineures (par exemple pour un rendez-vous pris par un parent), vous en restez responsable en tant que professionnelle ou professionnel.

Cette politique peut évoluer, notamment lorsque le service s’enrichit d’une fonctionnalité ou change de prestataire. La date de mise à jour figure en tête de page. En cas de changement substantiel, nous vous en informons par e-mail ou dans l’application avant son entrée en vigueur.

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données : support@roundeo.app. Vous pouvez aussi consulter la page Aide et contact.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.